Lapp zu Gast bei Freunden – Organisation eines Sportevents der Superlative

Name, Tätigkeit/Abteilung:

Nina Saile, Eventmanagerin/Lapp Service GmbH

Lieblingsfarbe außer Orange?:

Gelb

Beschreiben Sie sich mit 3 Worten!:

zuverlässig, engagiert, hilfsbereit

Für was können Sie sich begeistern?:

Familie und Freunde, gutes Essen

 

Anfang Juni war es endlich wieder soweit! Das internationale Fußball- und Volleyballturnier, das Lapp jedes Jahr für alle Mitarbeiter veranstaltet, fand vom 3. Juni – 5. Juni in Bukarest, Rumänien, statt.

 

Seit 1993 organisiert Lapp jährlich für alle Mitarbeiter weltweit ein internationales Fußballturnier, seit 1999 wird außerdem auch Volleyball gespielt. Der Veranstaltungsort wechselt dabei von Jahr zu Jahr, so dass immer eine andere Auslandsgesellschaft der Lapp Gruppe der Gastgeber des Events ist. Letztes Jahr fand das Turnier z.B. in Luxemburg statt, 2014 in Atlanta. Dieses Jahr war es nun Lapp Romania, das die Gastgeberrolle einnahm.

 

Für mich war es die erste Teilnahme an einem solchen Turnier. Nachdem ich ein paar Mal im Volleyballtraining war, das ein- bis zweimal pro Woche in einer Halle direkt neben der Firma stattfindet, habe ich schnell ein tolles Team gefunden, mit dem es dann zusammen nach Bukarest ging. Zwar haben wir leider nicht ganz so gut abgeschnitten, wie wir es uns nach Wochen konsequentem Training erhofft hatten, aber der Spaß kam trotzdem nicht zu kurz.

 

Nach diesem schönen Wochenende mit viel Programm, einem spaßigen Turnier und Kollegen aus den verschiedensten Lapp Gesellschaften, stellte ich mir die Frage, was wohl alles an Organisation hinter einem solch riesigen Event steckt. Die Locations, die Hotels, das Turnier, die Abläufe – wie viel Arbeit kostet das eigentlich? Was muss alles bedacht werden? Und was davon erledigt eigentlich die Lapp Service, unsere interne Eventagentur in Stuttgart? Fragen über Fragen! Frau Nina Saile von der Lapp Service hat mir Rede und Antwort gestanden.

 

Hallo Frau Saile! Das 22. Fußball- und 17. Volleyballturnier der Lapp Gruppe liegt nun hinter uns und mit ihm ein paar tolle und spannende Tage in Bukarest. Was ist Ihre Aufgabe bei der Turnierplanung?

Wir von der Lapp Service unterstützen das jeweiligen Gastgeberland bei der Organisation und Durchführung. Am Anfang erstellen wir eine Übersicht für die Gesellschaft, in der genau aufgelistet ist, was alles benötigt wird – von der benötigten Zimmeranzahl in den Hotels, über die Anzahl der Spielfelder bis hin zu den Voraussetzungen um beide Abendveranstaltungen erfolgreich umsetzen zu können. Darüber hinaus führen wir die Kommunikation mit den Lapp Gesellschaften weltweit, übernehmen das weltweite Teilnehmermanagement und koordinieren alle deutschen Gesellschaften. Auch für den kompletten Veranstaltungsablauf und den Turnierablauf sind wir zuständig. Das umfasst die Planung und die Erstellung der kompletten Spielpläne, aber auch die Verteilung einzelner Spieler, die selber kein Team haben.

 

Müssen Sie für die Organisation oft vor Ort sein?

Das ist unterschiedlich und hängt auch von der Mitarbeiterstärke im Gastgeberland ab. Im Normalfall besuchen wir die Gesellschaften 1 – 3x vor Ort, besichtigen die Veranstaltungsorte und geben noch einmal die Lapp-Anforderungen und unser gesamtes, in über 20 Jahren gesammeltes Wissen, weiter. Die gastgebende Landesgesellschaft beauftragt in der Regel eine ortsansässige Agentur, die sie zusätzlich unterstützt. Ohne diese wäre die Organisation eines solchen Großevents auch nicht immer machbar. Nur wer vor Ort ist und sehr gute Beziehungen hat, kann so tolle Locations organisieren, wie für unser Gala Dinner dieses Jahr im Palast des Parlaments in Bukarest.

 

Was sind die besonderen Herausforderungen?

Tatsächlich wird es immer schwieriger einen Turnierplatz zu finden, der groß genug ist – wir benötigen 4 Fußballfelder und dann noch 3-4 Volleyballfelder. Deshalb waren wir für das Turnier selbst letztes Jahr auch in Belgien, in Luxemburg hatte es einfach keine Sportanlage in dieser Größe. Eine weitere Herausforderung ist das Beschaffen aller Daten für die Hotels und Transfers vor Ort. Es kostet Zeit und Nerven bis man von über 700 Personen alle Daten bekommen hat. Die größte Herausforderung ist aber sicherlich den Gesamtüberblick über die einzelnen Programmpunkte zu behalten. Wurde an alles gedacht und wurden alle Anforderungen erfüllt? Das bleibt in jedem Jahr eine Überraschung. Oft gibt es Änderungen und es muss an vieles gedacht, viel kommuniziert und nachgehakt werden, damit vor Ort alles reibungslos abläuft.

 

Nun findet das Turnier nächstes Jahr nach 20 Jahren wieder in Stuttgart statt. Was kommt in diesem Zuge auf Sie zu und was erhoffen Sie sich von diesem Turnier?

Natürlich kommt für das nächste Turnier einiges an zusätzlicher Arbeit auf uns zu; wir sind dann Unterstützer und Gastgeber in einem. Aber es ist natürlich in erster Linie eine tolle Herausforderung, auf die wir uns sehr freuen. Wir haben einen hohen Anspruch an uns für dieses Turnier und die ersten Vorbereitungen haben sogar bereits begonnen. Am Ende hoffen wir, dass die Teilnehmer nächstes Jahr mit demselben Gedanken aus Stuttgart abreisen wie wir dieses Jahr aus Bukarest: „Wow – was für eine tolle, spannende Stadt!“

 

Was macht Ihnen an ihrer Aufgabe am meisten Spaß?

Mir macht es besonders viel Spaß Kollegen der Landesgesellschaften kennenzulernen und mit ihnen zusammenzuarbeiten. Besonders gut gefällt mir dann auch der Zusammenhalt vor Ort während des Turniers – eine Art „Wir sind Lapp!“- Gefühl!

 

Vielen Dank Frau Saile für das Interview und vor allem für ein großartiges Turnier in Bukarest, wir freuen uns alle schon auf nächstes Jahr!

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